Ritkán szervezünk sajtótájékoztatót, mert ma már általában más eszközökkel érjük el a kívánt eredményt, azonban néhány ügyfél esetében indokolt a szűk körben (kulcsújságíróknak), évi egy alkalommal megtartott sajtóreggeli. Számunkra a legértékesebb rész mindig a hivatalos program utáni szakasz, amikor kötetlen hangulatban, egy finom svédasztalos reggeli és kávé mellett „keringünk és sugározzuk az IQ-t”. Vagyis inkább ismerkedünk, beszélgetünk, alkalom nyílik kötetlenül tájékozódni a szerkesztőségek munkájáról, kihívásaikról, érdeklődési köréről, illetve bemutatni az ügyfél képviselőit, témákat felvetni egy következő cikkhez, win-win helyzetet teremteni. „Na ez idén jól elmarad…” – gondolhatnánk, pedig nem egészen. Lássuk, hogy érdemes online sajtóeseményt szervezni pandémia idején!
1. Mérd fel a terepet! Hívd végig az ügyfeled számára legfontosabb újságírókat és kérdezd meg őket, mik a tapasztalataik az online sajtótájékoztatók kapcsán? Mikor alkalmas nekik az időpont, mennyi időt szánnának rá, mik a klasszikus hibák, amiket mások elkövetnek, hogy lenne számukra igazán komfortos és kötetlen a rendezvény?
2. A platformot illeszd a rendezvény jellegéhez! – Sima prezentáció és beszélgetés? A Zoom megfelel. Persze nem az ingyenes változat, ami kb. 50 perc után szétkapcsol, de egy alap előfizetős csomag teljesen rendben van, az újságírók hozzászoktak és használják, akár mobiltelefonról is be tudnak csatlakozni. Látványos hibrid rendezvény filmvetítéssel, helyszíni kapcsolással? Ez már keményebb dió, érdemes profikra bízni a moderációt és a technikát, azaz professzionális online rendezvény platformok közül választani.
3. Használj regisztrációs formot! – Persze ne hagyd ki a részvételre vonatkozó klasszikus telefonos / e-mailes follow-upot, de mindenki dolgát megkönnyíted, ha a meghívó és a rendezvény linkje egyben egy néhány kérdésből álló online regisztrációs űrlapon érkezik. Így még bárki az utolsó pillanatban is be tud csatlakozni.
4. A catering sem lehetetlen. – A bejáratott reggeli alternatívájaként támogathatsz egy reggeliztetéssel is foglalkozó vendéglátóhelyet azzal, hogy 10-15 adagnyi reggelit rendelsz tőlük. Egy-két különleges szendvics (például bagel), smoothie vagy frissen facsart gyümölcslé is kellemes élmény lehet a vendégek számára. A regisztrációs formon kérdezd meg, kér-e reggelit, jelezd, hogy csak az adott településre tudsz küldeni, továbbá kérd el a címét, kaputelefon kódot és mobilszámát a futár számára. Ugyanitt érdeklődhetsz arról, van-e különleges diétája, allergiája – az érintettek garantáltan örülni fognak a figyelmességnek. A kiszállítást bízd a vendéglátóhelyre, amennyiben tudja vállalni, hogy 1 órán belül az összes címre eljuttatja kezdés előtt. Ha nem, szerződj le egy futárcéggel erre a feladatra.
5. A sajtóanyagot küldd el előre embargósan! – Aki akar, felkészülten érkezhet és nem jegyzeteléssel fogja tölteni az időt, ha előtte van lehetősége átolvasni a sajtóközleményt. Adatokkal teletűzdelt előadásnál nagyon hasznos tud lenni ez a módszer. Így az újságíró valóban az előadóra tud koncentrálni.
6. Gondoskodj a háttérről! – Apróság, de erre is érdemes figyelni, ne a ruhaszárító látszódjon a hátunk mögött. Jól tud működni egy céges roll-up, de az sem baj, ha a könyvespolc előtt ül az előadó. Ennek hiányában a Zoomban is profi hátterek közül lehet választani – például egy könyvtárszobát.
7. Főpróba legyen itt is! – A rendezvény előtt egy órával itt is érdemes technikai főpróbát tartani: működik-e a link, a prezentáció, osztott képernyő stb. A próba ne kezdés előtt negyedórával legyen, hiszen vannak korán kelők, akik szeretnek hamarabb csatlakozni: nekik nem kell hallaniuk a technikai egyeztetést.
8. Welcome drink helyett kötetlen beszélgetés – A kínos csendnél minden jobb. A sajtótájékoztató szereplői és szervezői csatlakozzanak 10-15 perccel hamarabb és beszélgessenek az iparág helyzetéről vagy a konkrét témáról, közben a moderátor mindig figyelje az újonnan becsatlakozókat, akiket köszöntsön bátran. Így senki sem fogja kínosan érezni magát.
9. Tisztázd a szabályokat! – A moderátor a program elején mondja el, hogy mik a szabályok. Aki szeretné, nyugodtan kapcsolja be a kamerát, aki inkább köntösben és pizsamában ücsörögne és nem mutatná az arcát, úgy is jó. Röviden ismertesse a programot, tájékoztassa a közönséget arról, mikor lehet majd kérdezni – hasonlóan egy élő rendezvényhez.
10. Lazíts, nem dráma, ha hibáztok. – A leggondosabb előkészítés ellenére is előfordulhat technikai baki. Szétkapcsol a rendszer, nem működik jól az internet az előadónál, nem indulnak el a prezentációs diák stb. Ezek többsége olyan, amire nincs ráhatásunk. A perfekcionizmust érdemes félretenni és kellő lazasággal belevágni az online sajtótájékoztatóba. Sok sikert!
Ha online sajtótájékoztatót szeretnél szervezni, vagy egyéb kommunikációval kapcsolatos kérdésed van, keress minket bátran a rnagy@probako.hu címen.
