Youth Meeting 2024
Szakmai rendezvényeken részt venni rendszerint izgalmas dolog. Érdekes előadások és workshopok várnak ránk, széleskörű networking lehetőséggel, és ne feledkezzünk meg a frissítő kávé ízéről és a büfé kínálatáról sem. Rendezvényt szervezni, nos, az már kissé más tészta.
Adódhat ugyanis olyan helyzet, amikor az ember junior PR-tanácsadóként egyszer csak azon kapja magát, hogy egy körülbelül 30 fős, 3 napos nemzetközi esemény szervezési feladatai nagy részben nála landolnak. Az első gondolatom az volt, hogy milyen izgalmas kihívás! Ugyanakkor – be kell vallanom – kissé ijesztő is egyben. Mindenképpen szerettem volna, hogy az esemény az ügynökségünk egyik sikeres projektje legyen, és hogy az ide érkező fiatal szakemberek hasznosnak tartsák azt, illetve jól érezzék magukat.
Miről is van, volt szó konkrétan? A Worldcom PR Group Youth Meeting nevezetű rendezvényéről (Budapest, 2024. május 15-17.), amelyen a hálózat európai partnerügynökségeinek ifjú kollégái vesznek részt, évek óta a Próbakő szervezésében. Ebbe már a tavalyi éven is belecsöppentem, idén azonban sokszínűbb tevékenységi kör várt rám. Akadt bőven kihívás, de flow-élmény és tanulság is.
Hogyan szervezzünk nemzetközi rendezvényt? Íme néhány szakmai tipp és take away tanács, a teljesség igénye nélkül:
- Menü, catering. Nem feltétlenül vallanánk be (még talán magunknak sem), de a konferenciák/rendezvények alfája és ómegája titokban valamennyiünk számára. Az ételeknek nem csupán az ízvilág és a kínálat, de az eltérő táplálkozási szokások miatt is kiemelt jelentősége van. Szakmai tipp: A menü mindenképpen tartalmazzon vegán elemeket, hiszen az megfelelő a vegán- és vegetáriánus étrendet követőknek is! Az ételek és italok nevei, allergén információi legyenek kiírva angol nyelven is!
- Szakmai programok szervezése. Vagyis előadások, workshopok és csapatmunka. Az elméleti előadások helyett lebegjen a szemünk előtt: minél hasznosabb és praktikusabb egy programpont, annál jobb! Ha újdonság, menő, és jelentős szakmai segítséget, fejlődést nyújt a résztvevőnek, az egyenesen pazar! (A Youth Meetingen résztvevő fiatal szakemberek például imádták a Promptmaster AI workshopját, amely a junior PR szakemberek munkáját volt hivatott megkönnyíteni – de erről írunk még a későbbiekben!) Amit továbbá imádunk kapni a PR-ben, és mi is szívesen adunk: az az alapos, világos brief! Pro tipp: az alapos, világos brief (a résztvevők és az előadók számára egyaránt) win-win szituációt eredményezett a rendezvényen (is)!
- Technika a helyszínen. Ideális esetben a helyszín tud biztosítani minden szükséges technikai eszközt, és a szervezéssel nem kell külön foglalkozni. Ennek természetesen időben utána kell járni, egyeztetni az előadókkal, és ha mégis indokolt, a szükséges eszközöket be kell szerezni előre, hogy ne ott érjen bennünket kellemetlenség!
- Kommunikáció a rendezvény résztvevőivel. Fontos az alaposság és a rövid, informatív üzenetek átadása. Az sem árt, ha nem a rendezvényt megelőző 3 napban rohamozzuk meg a résztvevőket az információáradattal. A Youth Meeting esetében előzetesen küldtünk egy kis általunk összeállított prospektust Budapestről, amelyekben hasznos információkat osztottunk meg a városról és Magyarországról. (Mert sok Tiktok videóban feltűnik, hogy Budapesten is vannak igazi furcsaságok a külföldiek számára.) Küldtünk agendát, pontos helyszínmegjelöléssel. Úgy gondolom, hogy hasonló esemény esetén fontos a kedvesség és a személyesség a rendezvényt megelőző kommunikációs helyzetekben is. Hiszen a kapcsolattartó személye nyújtja az első benyomást az adott eseménnyel kapcsolatban.
- Ajándékok a résztvevőknek. Hazai tárgyakkal és finomságokkal kedveskedtünk a résztvevőknek. Fontos figyelembe venni, hogy ami nekünk, magyaroknak az országimázsunkat közvetíti a fejünkben, az nemzetközi résztevők esetén nem feltétlenül okoz osztatlan sikert. Ilyen például az alkohol, vagy azt tartalmazó étel – ne számítsunk arra, hogy az összes meghívott egy brit legénybúcsús társaság tagjaihoz hasonlítható!
- Közösség. Hagyjunk időt a kapcsolatépítésre! Első lépésként azonban mutassuk be egymásnak a résztvevőket kötetlen, akár játékos formában – a sok csillogó tekintetű, ifjú PR szakember erre abszolút nyitott volt! Remek kezdet, és a csapatmunka, közösségépítés terén is rentábilis!
- Utánkövetés. Soha senkinek nem esett rosszul, ha megkérdezték, hogyan érezte magát egy eseményen. A rendező félnek ráadásul nagy segítség, ha például egy Google Forms alapú felmérésben értékes visszajelzéseket kap. Ha az előadók, workshopok, csoportos feladatok dokumentumai, eredmények kiadhatóak, továbbíthatjuk a résztvevőknek, akik a későbbiekben is tanulmányozhatják őket!
Megtanultam azt is, hogy bármennyire is felkészült a rendezvényszervező csapat, bármilyen átgondolt is az időbeosztás, mindig adódhat váratlan helyzet. Ilyenkor nem a pánik és bosszankodás a megoldás. Hanem 3 mély levegővétel, és a ’hatékony problémamegoldó képesség’ érvényesítése, amit az emberek többsége előszeretettel alkalmaz az önéletrajzában is. Be kell izzítani, és valóban működik!
Köszönöm a Próbakő csapatának a sok segítséget, és a résztvevőknek is a pozitív és építő jellegű visszajelzéseket!
